欢迎访问江苏省海洋湖沼学会网站!   
  •  当前位置首页 > 法律法规 > 政策法规
    法律法规  
    政策法规  
     
    政策法规
    秘书处规章制度及职能
    发布时间:2016-9-21 9:39:07  浏览次数:

    江苏省海洋湖沼学会

    秘书处规章制度及职能

    一、总则

    学会秘书处作为学会的中枢机构,负责处理学会日常事务。包括来信、来访、,对上级任务、指示做到上通下达;协助督促各部之间工作的正常开展;负责学会各项大型活动的工作人员的统一调配和后勤保障;负责对各干部进行工作考评:管理学会的一切财物,包括档案、办公用品、用具品等,负责记录部门例会理事会例会以及常务理事会、理事长办公会等;搞好与兄弟学会以及社会各界的联系与信息交流。

    二、组成

    学会秘书处由一位秘书长及三位副秘书长(其中专职一人)、专职工作人员1-2人组成

    三、工作职能

    一、文书工作

      1、负责归纳制定学会每学期、每月的工作计划、总结以及负责其它各种相关的文字书写工作。

      2、负责记录部门例会、全体理事会会、理事长办公会等;定期收集各部门会议记录,,对其进行归纳整理,并定期制作相关意见书或周大事记报上级审阅,使上级了解学会最新动态、以便做出相应调整从而形成快速准确的信息传达、沟通机制。

     3、负责每年学会的统计工作。

     二、上传下达

      1、执行理事会的决议,落实理事会布置的工作任务, 协助开展日常工作,管理学会会员档案,整理学会日常活动。

      2、跟进部门会议、活动,做好部门间的沟通工作,掌握各部门动态。

      3、发挥桥梁作用及时反馈学会信息,增进学会和会员之间的沟通和交流使之更好地改进工作,服务会员。

     三、档案及资料管理

      1、负责学会内部制度及日常事务相关资料的管理,资料收集与管理, 如盖章、会员证、通讯录、证书奖状等。

     2、负责学会各种资料的汇总、整理以及备案;收集部门每周工作计划和总结、各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等,各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处,并由秘书处整理存档。

     3、负责清点管理学会成员的资料、档案的管理工作进行电子档案的制作。

    4、定期就档案进行全面整理, 对新档案进行整理、归类、保存。

    5、秘书长负责账目的管理,以及各部门举办活动经费的申请与报销工作,定期做好财务总结工作并定期向理事会汇报。

    四、其他工作安排

      1、参与各项活动配合学会的工作计划,完成好本职工作,积极协助其他各部门工作,发挥好桥梁纽带作用、使各部门之间建立良好的工作群体方便工作顺利进行,促进学会各项工作顺利完成。

    2、配合上级部门进行宣传活动,及时快捷的为其他部门提供所需活动相关资料。

    四、工作职责

     秘书长的职责:

      1、直接对理事长负责,接受理事长的领导。在处理决策性问题上及时与理事长进行沟通与交流;

     2、严格管理学会经费,做到充分合理的调配以及申请和报销工作;

    3、积极维持学会秘书处内部的日常工作正常运转和办公室的纪律秩序;

    4、负责监督学会秘书处干部的素质培养和考核;

    5、负责大例会的会议主持;

    6、全面负责秘书处工作,协调干部之间的关系,在工作会议时听取秘书反映干部的表现和工作情况;

     7负责学会各部门工作的分配、调控,协调秘书处与其它部门之间的关系;

    8、注意发现和培养优秀干部,关注他(她)们的进步,为他(她)们的发展创造必要的条件和环境;

      副秘书长职责:

     1、认真积极地协助秘书长开展各项工作;

    2、协助秘书长完成对学会内部的干部考核与会议考勤;

    3、及时向秘书长汇报干部的日常工作表现;

    4、负责部门例会、理事会,会员代表大会等的会议记录;定期收集各部门会议记录,对其进行归纳整理,并定期制作相关意见书或周大事记报秘书长审阅;

    5、负责协助秘书长完成每每年学会的统计及颁奖;

    6、负责学会各种资料的汇总、整理以及备案;收集部门每周工作计划和总结,各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等;

    五、规章制度

      日常:

     1、秘书处成员要严于律己,严格遵守学会的管理制度,树立秘书处良好的形象和声誉,如发现部内成员有严重损害秘书处形象的,当即予以辞退;

    2、秘书处成员不得以权谋私,不得以秘书处或学会的名义有越权行为,一经发现,视情节轻重,予以惩处。

    3、秘书处成员在工作中,出现错误应追究该负责人及当事人的责任,实行问责制。

    4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作,可以向秘书长提出辞职,并上交辞职报告,理事会和秘书长根据实际情况讨论后,当工作移交完整后方可离开秘书处。

    会议:

      1、秘书处成员应准时参加例会,例会时登记本次例会的出勤情况及做好会议记录;

    2、成员应遵守例会纪律,不得讨论与会议无关的话题;

    3、秘书应认真完成会议记录;

    4、如遇特殊情况应事先向秘书长请假并说明理由,事后明确会议内容,干部迟到、早退达三次或无故缺席三次者,予以辞退处理。

      基本培训:

      1、针对部门的培训:对新招聘干部组织进行培训,主要包括对部门工作的认识以及相关注意事项,查收学习心得;

    2、学会进行换届改选后,针对新任干部成员组织干部培训;

    3、每次培训结束后,培训成员须上交心得小结;由秘书处统一进行整理保管。

     

    注:该规章制度即日起生效,最终解释权归秘书处所有。

     

                                                    江苏省海洋湖沼学会

                                         2016.1


    上一篇: 江苏省海洋湖沼学会专业委员会管理条例
    下一篇: 财务制度
     

                    

     
    Copyright (c) 版权所有 江苏省海洋湖沼学会
    地址:南京市北京东路73号办公楼205室  电话:025-86882045 邮政编码:210008  E-mail:haihu@niglas.ac.cn
    网站备案号: 苏ICP备16044519号-1   技术支持:南京成旭通技术-南京网站建设  
    您是本站第918855位来客!