江苏省海洋湖沼学会

秘书处规章制度及职能

一、总则

学会秘书处作为学会的中枢机构，负责处理学会日常事务。包括来信、来访、,对上级任务、指示做到上通下达；协助督促各部之间工作的正常开展；负责学会各项大型活动的工作人员的统一调配和后勤保障；负责对各干部进行工作考评：管理学会的一切财物,包括档案、办公用品、用具品等,负责记录部门例会理事会例会以及常务理事会、理事长办公会等；搞好与兄弟学会以及社会各界的联系与信息交流。

二、组成

学会秘书处由一位秘书长及三位副秘书长（其中专职一人）、专职工作人员1-2人组成

三、工作职能

一、文书工作

  1、负责归纳制定学会每学期、每月的工作计划、总结以及负责其它各种相关的文字书写工作。

  2、负责记录部门例会、全体理事会会、理事长办公会等；定期收集各部门会议记录,，对其进行归纳整理，并定期制作相关意见书或周大事记报上级审阅，使上级了解学会最新动态、以便做出相应调整从而形成快速准确的信息传达、沟通机制。

 3、负责每年学会的统计工作。

 二、上传下达

  1、执行理事会的决议,落实理事会布置的工作任务, 协助开展日常工作，管理学会会员档案,整理学会日常活动。

  2、跟进部门会议、活动,做好部门间的沟通工作,掌握各部门动态。

  3、发挥桥梁作用及时反馈学会信息,增进学会和会员之间的沟通和交流使之更好地改进工作,服务会员。

 三、档案及资料管理

  1、负责学会内部制度及日常事务相关资料的管理，资料收集与管理, 如盖章、会员证、通讯录、证书奖状等。

 2、负责学会各种资料的汇总、整理以及备案；收集部门每周工作计划和总结、各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等，各部门在活动前的计划和活动后的总结应整理好后交予秘书处，并由秘书处整理存档。

 3、负责清点管理学会成员的资料、档案的管理工作进行电子档案的制作。

4、定期就档案进行全面整理, 对新档案进行整理、归类、保存。

5、秘书长负责账目的管理，以及各部门举办活动经费的申请与报销工作，定期做好财务总结工作并定期向理事会汇报。

四、其他工作安排

  1、参与各项活动配合学会的工作计划，完成好本职工作，积极协助其他各部门工作，发挥好桥梁纽带作用、使各部门之间建立良好的工作群体方便工作顺利进行，促进学会各项工作顺利完成。

2、配合上级部门进行宣传活动,及时快捷的为其他部门提供所需活动相关资料。

四、工作职责

 秘书长的职责：

  1、直接对理事长负责，接受理事长的领导。在处理决策性问题上及时与理事长进行沟通与交流；

 2、严格管理学会经费，做到充分合理的调配以及申请和报销工作；

3、积极维持学会秘书处内部的日常工作正常运转和办公室的纪律秩序；

4、负责监督学会秘书处干部的素质培养和考核；

5、负责大例会的会议主持；

6、全面负责秘书处工作，协调干部之间的关系，在工作会议时听取秘书反映干部的表现和工作情况；

 7负责学会各部门工作的分配、调控，协调秘书处与其它部门之间的关系；

8、注意发现和培养优秀干部，关注他（她）们的进步，为他（她）们的发展创造必要的条件和环境；

  副秘书长职责：

 1、认真积极地协助秘书长开展各项工作；

2、协助秘书长完成对学会内部的干部考核与会议考勤；

3、及时向秘书长汇报干部的日常工作表现；

4、负责部门例会、理事会,会员代表大会等的会议记录；定期收集各部门会议记录，对其进行归纳整理，并定期制作相关意见书或周大事记报秘书长审阅；

5、负责协助秘书长完成每每年学会的统计及颁奖；

6、负责学会各种资料的汇总、整理以及备案；收集部门每周工作计划和总结，各项活动的的计划、策划书与总结、活动照片以及影音资料等；

五、规章制度

  日常：

 1、秘书处成员要严于律己，严格遵守学会的管理制度，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以辞退；

2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，予以惩处。

3、秘书处成员在工作中，出现错误应追究该负责人及当事人的责任，实行问责制。

4、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长提出辞职，并上交辞职报告，理事会和秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处。

会议：

  1、秘书处成员应准时参加例会，例会时登记本次例会的出勤情况及做好会议记录；

2、成员应遵守例会纪律，不得讨论与会议无关的话题；

3、秘书应认真完成会议记录；

4、如遇特殊情况应事先向秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干部迟到、早退达三次或无故缺席三次者，予以辞退处理。

  基本培训：

  1、针对部门的培训：对新招聘干部组织进行培训，主要包括对部门工作的认识以及相关注意事项，查收学习心得；

2、学会进行换届改选后，针对新任干部成员组织干部培训；

3、每次培训结束后，培训成员须上交心得小结；由秘书处统一进行整理保管。

注：该规章制度即日起生效，最终解释权归秘书处所有。

                                                江苏省海洋湖沼学会

                                                                       2016.1